Учёт рабочего времени на предприятии: порядок и особенности заполнения табеля

Содержание

Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени.

Обратите внимание на следующие моменты:

  1. Табель ведется назначенными лицами ежемесячно в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и других структурных подразделений), обособленных подразделений (филиалов).
  2. В Табеле регистрируются случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или фактические затраты рабочего времени.
  3. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период), нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в Табеле повторяется.
  4. Заполненный Табель подписывается лицом, на которое возложено ведение Табеля. Заполненный Табель и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в УБУиФК для проведения расчетов.

Бланк Табеля учета использования рабочего времени

Табель учета использования рабочего времени (ф.0504421)

~52 кБ, *.xls (Размещен 25.10.2018)

Табель учёта использования рабочего времени (образец)

~556 кБ, *.pdf (Размещен 25.10.2018)

Коды условных обозначений, применяемых при заполнении Табеля учета использования рабочего времени (ф.0504421)

~116 кБ, *.pdf (Размещен 25.10.2018)

Корректирующий Табель учета использования рабочего времени

Сроки предоставления Табеля учета использования рабочего времени

В соответствии с учетной политикой УрФУ Табель учёта использования рабочего времени предоставляется ответственными лицами в Отдел по расчёту заработной платы и стипендий не позднее 15 числа расчётного месяца.

Корректирующие табели учета использования рабочего времени за предыдущие периоды предоставляется ответственными лицами в Отдел по расчёту заработной платы и стипендий не позднее 15 числа месяца, следующего за расчетным месяцем. 

Создано / Изменено: 13 ноября 2017 / 8 ноября 2018

Вести табель учета рабочего времени необходимо каждой организации, где трудится даже небольшой штат сотрудников. В этом документе содержатся значимые сведения о работниках. Это облегчает контроль за трудовым временем. В табель вносятся отработанные часы или проставляется код отсутствия человека на рабочем месте.

Учетный табель имеет статус трудового документа. Поэтому, должен быть составлен грамотно. В статье расскажем об особенностях составления и заполнения, о формах и содержании табеля.

Виды (формы) табелей

Так как табель имеет статус трудового документа, он должен быть составлен в определенной форме. Важно знать, что жестких требований к формату таблицы не предусмотрено, но есть разработанная и утвержденная форма табеля учета рабочего времени. Их даже две: Т-12; Т-13. Второй вид используется фирмами и предприятиями, с установленным специальным турникетом – автоматической системой контроля явки. Остальные организации в основном используют первый вид. Т-12 – универсальный формат.

Эти формы применять не обязательно. Но вести подобный учет организации (работодатели) обязаны. Про это написано в ТК РФ: в части 4 статьи 91. Предприниматели и организации могут пользоваться и другими формами контроля. Но Т-12 уже прочно вошла в обиход. И считается самой удобной при заполнении и расшифровке.

Внешний вид документа и описание полей

Таблица составляется и ведется уполномоченным лицом. Подписывается готовый документ руководителем и кадровым сотрудником после проверки. В последнюю очередь табель отправляется бухгалтеру.

Внешний вид табеля учета представляет собой таблицу. В зависимости от числа работников документ может быть напечатан на одной или нескольких страницах. Регистрации он не подлежит. Но подписи руководства должны быть поставлены. Табель учета рабочего времени на 2020 год допускается вести в электронном формате. Но, при этом, письменная форма тоже должна быть. А если табель ведется в письменном виде, его электронная форма не обязательна.

Поля табеля используются редко. На свободном месте уполномоченное лицо может написать сведения о внесенных изменениях, например.

Содержание

Заполняется табель каждый рабочий день. В течение месяца. А в последний день месячного периода подводятся итоги индивидуально по каждому сотруднику. Подсчитываются явки, неявки, отработанные часы. Подобный вариант заполнения называется сплошным. Но есть и другая методика — в 2020 году каждый день заполнять табель стало не обязательно. Теперь разрешена и другая форма внесения данных: вписываются только случаи неявок или опозданий.

Содержание табеля следующее:

  1. «Шапка». Здесь прописываются данные об организации-работодателе: наименование, реквизиты, адрес, ОГРНЮР или ОГРНИП (если работодатель предприниматель). Указывается структурная единица: рекламный отдел, производственный цех, отдел по продажам и др. Обязательно проставляется восьмизначный код ОКПО. Его можно найти в базе РосСтата. Или в документации по регистрации предприятия. У индивидуальных предпринимателей таких кодов нет. Они используют только ОГРНИП. Он десятизначный. Документу присваивается номер, дата и прописывается отчетный период. В готовом бланке для этого есть предусмотренные графы.
  2. Сведения о работниках. В основную таблицу вносятся данные по каждому отдельно. ФИО, должность, профессия, специальность. Первая левая строка предназначена для номеров сотрудников. Напротив присвоенного номера и вписывается остальная информация. Этот номер нельзя перепутать. Так как он будет использоваться во всех трудовых внутренних документах сотрудника.
  3. Информация о явках и отработанных часах. Для этих сведений предназначен основной раздел таблицы. Чтобы вносить такую информацию, пользуются специальными условными обозначениями. Например, явка – «Я», «В», «К»: явка, отпуск, командировка и т. д.
  4. Итоговое число дней, часов. В отведенной графе прописываются дни и часы, отработанные за две недели (полмесяца). А в крайней правой строке подводятся итоги месячной деятельности.
  5. Данные о начислении зарплаты. Здесь используются коды видов оплаты. У каждого сотрудника, отвечающего за ведение табеля, эти коды должны быть под рукой. Их список можно посмотреть в интернете. Например, 2012 означает выплату отпускных, а 2000  — зарплату. Для зарплатных сведений используются столбцы с 7-го по 9-й. Их заполняет кадровик или бухгалтер. Рядом со столбцом кодов оплаты есть столбцы для корреспондирующего счета, с которого списываются финансы на зарплату.
  6. Сведения о времени неявок и их причинах. 10, 11 и 12 строки должны содержать коды неявок, дни и часы. Например, «ОТ-10»: был в отпуске 10 дней. Или «К-4»: отсутствовал четыре дня по причине командировки.
  7. Подписи всех, кто отвечает за ведение табеля. По окончании месяца в конце документа (после таблицы) подписи ставят уполномоченные лица.

Особенности ведения (заполнения)

Как и любой значимый документ, табель учета имеет свои особенности при заполнении. Все сведения должны быть внесены грамотно. А информация достоверной, заблаговременно проверенной и основанной на фактах. Прежде чем проставить сотруднику код, необходимо удостовериться в его правильности. Важно понимать, что табель прямо влияет на трудовую характеристику рабочего и на оплату его труда. Например, если человек не пришел на работу, а причина неизвестна, проставить следует «НН».

Существуют и другие особенности заполнения таблицы. Например, при внесении данных об отпуске. Так как отпуска бывают разных видов, важно учитывать это. Например, очередной обозначается так: «ОТ», административный «АД», по уходу за ребенком «ОЖ» и т. д. Кроме этого, следует учесть период отпуска (начальная и конечная дата отдыха).

Обозначения в табеле учета рабочего времени должны соответствовать достоверным сведениям.

Изменения в табеле

Бывает так, что данные в табеле перестают быть актуальными или внесены не верно, например, если хотя бы один сотрудник уволился или перешел в другое подразделение. В этом случае таблицу можно и нужно изменить. Но основной документ не подлежит перепечатке. Изменения должны быть отражены в соответствующем приказе от руководства.

Если наступила необходимость внести изменения, сначала издается и подписывается приказ в установленной форме. В приказе отражаются пункты и табличные поля, которые подлежат корректировке. После ознакомления с приказом работника, которого изменения напрямую касаются, изданный приказ вступает в силу и прилагается к табелю. То есть, становится его неотъемлемой частью.

Зафиксировать изменения можно и другими способами:

  1. Корректирующим бланком, который должен подаваться в бухгалтерию. К сформированному бланку прилагается сопроводительная записка от руководства кадров. Записка должна содержать суть внесенных изменений и их причины.
  2. Путем зачеркивания устаревших (неверных) данных. Так поступать позволяет закон №402-ФЗ от 06.12.2011 года «О документах и документообороте  в бухгалтерском учете». Символы нужно перечеркнуть аккуратно, без помарок и вписать достоверную информацию рядом, на свободном месте либо на поле табеля. Например, так: «По монтажнику Иванову И.И. табель №5 исправлено. За 1,2,3 ноября 2020 года. Код «К» на «НН». На основании соответствующего приказа№…». Обязательна подпись руководителя и дата изменения.

Для чего необходим табель

Необходимость ведения трудового табеля утверждена ещё в 2004 году пятого января Постановлением №1 ГосКомСтата России. Поэтому, табель имеет статус трудового документа. Он необходим для кадровиков и бухгалтеров организаций. Например, табель учета рабочего времени на год, помогает правильно составить статистическую отчетность за определенный трудовой период.

Табель отражает время, которое отработанно или не отработанно подчиненными. Если работник не является в рабочее время, то в графу таблицы проставляются сведения о прогуле. Либо, человек уехал в командировку. В этом случае причина его отсутствия уважительная. Это тоже отражается в таблице соответствующим обозначением.

Кроме этого, табель нужен, чтобы контролировать и правильно распределять часы рабочей деятельности. Явка, неявка, опоздание – всё содержится в документе. Бухгалтеру в процессе начисления зарплат или компенсаций табель помогает сопоставлять фактическое отработанное время с заслуженной выплатой. А кадровики, пользуясь таблицей, отслеживают явку (неявку) подчиненных на рабочее место. И, на основании данных табеля, могут применить предусмотренные меры наказания к недобросовестному работнику.

Заполнение табеля учета рабочего времени необходимо и для самого работника. Например, при увольнении. По запросу таблица прикладывается к трудовой книжке увольняющегося лица. Сведения об этом содержатся в статье 84 пункте 1 Трудового кодекса.

Где используется

Итак, стало понятно, что табель необходим для учета и отчетности. А применяться такая таблица должна на каждом предприятии, где есть наемные трудящиеся. Не важно, крупная это организация или небольшая фирма предпринимателя, табель использовать нужно.

Это, в первую очередь поможет не ошибиться при расчете зарплат и иных выплат. Во-вторых, будет способствовать нормальной дисциплине работников, и повышать чувство их ответственности. Ведь, зная, что на предприятии ведется строгий учет, далеко не каждый отважится прогулять рабочую смену.

Примеры для скачивания

Чтобы не искать оптимальный вариант бланка для заполнения табеля рабочего времени, предлагаем скачать унифицированные формы на нашем сайте.

Скачать бланк табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

Скачать бланк табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

image

Табель учета рабочего времени – это установленный документ, который содержит информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников.

Такой документ должен быть на каждом предприятии в единственном экземпляре, оформление имеет ряд нюансов, о которых мы подробно расскажем в данной статье, также приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени.

Содержание:

  • Как заполняется табель учета рабочего времени ↓
  • Табель возможно вести двумя способами ↓
  • Первый способ ведения табеля – общие рекомендации ↓
  • Второй способ ведения ↓
  • Основные формы табелей ↓
  • Кто имеет право заполнять табель ↓
  • Типичные ошибки, которые встречаются в табеле ↓
  • Каким образом заполняется табель на совместителей ↓
  • Особые случаи оформления командировки в табеле ↓
  • Блиц – советы и рекомендации из опыта работы ↓
  • Кому и зачем нужен табель ↓

Как заполняется табель учета рабочего времени

Допустимо заполнять один общий табель на всю организацию или на каждое структурное подразделение отдельно. В нем отражены достоверные сведения использования рабочего времени сотрудниками этого предприятия. Табельщик отмечает как фактически отработанное время, так и неотработанное. Это могут быть: простои, болезнь, прогулы, командировки.

image

Табель возможно вести двумя способами

Существуют готовые унифицированные формы, утверждённые соответствующими органами:

  • Если на предприятии введена повременная оплата труда, то используются бланки Т-13 и Т-12.
  • Если существует сдельная оплата, то предприятие имеют право разработать свои формы и бланки для учета и контроля.

Форма Т-12 – заполняется в ручном режиме.

Форма Т-13 – используется там, где есть возможность автоматизировать обработку данных учета.

Первый способ ведения табеля – общие рекомендации

В форме Т-12 записи делаются шариковой ручкой, аккуратно, не делая помарок, вручную. Корректор использовать нельзя.

Раздел 1 (графы 1– 6) оформлен таблицей.

В четвертой графе отводится 2 строчки для отметок явки или неявки сотрудника. Особенность заполнения:

  • первая строка заполняется заглавными буквами (условные обозначения);
  • во вторую строку записывается цифра, обозначающая число отработанных часов, за определенный период;

Раздел 2 заполняет бухгалтер.

Второй способ ведения

В форме Т-13 некоторые графы уже заполнены в автоматическом режиме: подразделение, фамилия и профессия работника, номер табеля.

Принятые условные обозначения.

Полный перечень можно увидеть в форме Т – 12. Некоторые основные представлены в таблице:

  • Рабочее время Буквенное обозначение Цифровой код.
  • Явка по обычному графику Я 01.
  • Ночные часы Н 02.
  • Выход в праздничные и выходные РП 03.
  • Переработка С 05.
  • Командировка К 06.
  • Отпуск ОТ 09.
  • Дополнительный отпуск ОД 10.
  • Учебный отпуск У 11.
  • Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства УВ 12.
  • Учебный отпуск за свой счёт УД 13.
  • Декретный отпуск Р 14.
  • Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет ОЖ 15.
  • Отпуск за свой счёт ОЗ 17.
  • Больничный Б 19.
  • Сокращённый рабочий день ЛЧ 21.
  • Прогул ПР 24.
  • Нерабочие дни, выходной В 26.
  • Отсутствие по неизвестной причине НН 30.

Основные формы табелей

Скачать форму табеля Т-12 в формате MS Word.

Рисунок 1. Форма Т-12.

На рисунке 1 – пример правильного учета времени той категории работников, у которых сокращен рабочий день на законных основаниях.

Так, накануне государственных праздников рабочий день короче, чем обычно, на один час. Этим право пользуются все сотрудники организаций. В табеле ставится цифра семь. Пример. У работника Сидорова В.П. продолжительность рабочего дня – 7 часов. Перед праздником она составит 6 часов и в табеле выставляется цифра шесть. Этот пункт обязательно нужно соблюдать, чтобы не было переработки.

Рисунок 2. Форма Т-13.

 Скачать форму табеля Т-13 в формате MS Word.

Кто имеет право заполнять табель

Он может заполняться любым сотрудником, назначенным соответствующим распоряжением. Например:

  • Табельщик – если существует должность в штатном расписании. Заполнение табеля будет его прямой обязанностью.
  • Другой кадровый сотрудник. Для него ведение табеля – одна из основных обязанностей. Поэтому она, в числе других, прописывается или в трудовом договоре, или в его должностной инструкции.
  • Инспектор по кадрам.
  • Любой другой работник, которому поручены эти обязанности.

Типичные ошибки, которые встречаются в табеле

Ситуация 1.

Работник идет в очередной отпуск. Помним, что выходные дни отпуска входят в число календарных дней и не отмечаются буквой «В» (выходной). Можно поставить условное обозначение в виде «ОТ», или цифру – «09».

Внимание! Если в период отпуска встречается нерабочий праздничный день (дни), то он (и) не считается календарным днем. В табеле он (и) указывается как выходной: используется условное обозначение «В» или цифра «26».

Пример. Работник Рычков В.В. оформляет отпуск на 14 календарных дней с 4.06 по 18.06. Учитываем, что 12 июня – Государственный праздник. Табель будет заполняться так, как показано на рисунке 3.

Ситуация 2.

В этом примере работник использовал три календарных дня отпуска, затем заболел, и у него оставалось еще 11 календарных дней. Выйти на работу он должен 22 июня.

Каким образом заполняется табель на совместителей

Особые случаи оформления командировки в табеле

Определяя продолжительность командировок, отпусков или других моментов, можно воспользоваться такими рекомендациями:

  1. Командировка помечается буквой «К». Продолжительность командировки отмечена в соответствующем приказе.
  2. Если, во время нахождения сотрудника в командировке будет выходной или день праздника, то он оплачивается двойным тарифом. В табеле ставится отметка «К М», а не выходной «В».

Как правильно отметить командировку, если сотрудник находится на больничном? Случай из практики.

В целях производственной необходимости администрация предприятия принимает решение вызвать его и отправить в командировку еще до «закрытия» больничного листа. В этой ситуации действия администрации и работника являются нарушением трудового законодательства.

Табельщик по факту заполняет табель так:

  1. Отмечается факт неявки (болезнь) до начала командировки условным обозначением «Б».
  2. Условным обозначением «К» отмечаются дни командировки.
  3. После возвращения из нее ставим или «Б» (если больничный еще не закрыт), или «Я» – при закрытом больничном листе.

Но, при таком заполнении табеля, возможны последствия.

Риск 1. Если записи будут выглядеть так: «Б» (болезнь), «К» (командировка), после нее – «Я» (явка на работу), не закрыв больничного, то, за количество дней нахождения работника в командировке, ФСС России не признает эту часть пособия по болезни.

Риск 2. Если заполнен табель будет так: «Б» (болезнь), «К» (командировка), а после нее – продолжение болезни «Б» – то, ФСС откажется компенсировать всю сумму пособия.

Необходимо помнить, что пособие выплачивается по болезни. Если сотрудник вышел на работу, значит, он – трудоспособен.

Блиц – советы и рекомендации из опыта работы

  1. Табельщик заполняет бланк, только если есть основания: приказ или письменное распоряжение, или иные документы.
  2. В унифицированной форме вносятся все реквизиты, которые предусмотрены в ней, и заполняются все строки. Незаполненные строки обязательно прочеркиваются.
  3. Составляется два табеля в месяц, за первую его половину и вторую, если начисление зарплаты происходит дважды в месяц.
  4. Ошибки, допущенные при заполнении табеля, корректируются строго установленных правил: сначала зачеркиваются одной чертой неправильные записи, пишутся над ними правильные. Работник, заполняющий табель, ставит свою подпись и подписываются все лица, ответственные за этот документ.
  5. Если табельщику пока неизвестно по какой причине сотрудник не вышел на рабочее место, то в табеле проставляется – НН. При предоставлении оправдательных документов табель корректируется.

Кому и зачем нужен табель

Он, как первичный документ, нужен:

  1. Бухгалтерии. На основании этого документа начисляется зарплата сотруднику. Табель подтверждает тот факт, что работник исполняет свои обязанности.
  2. Налоговой инспекции. Проверяется правильность начисления или удержания налогов с зарплаты. Делается сверка данных отработанного времени, отмеченными в табеле, с данными по выплате зарплаты.
  3. Табель могут потребовать специалисты Фонда социального страхования России. Проверяется правильность выплаты пособий из средств фонда.
  4. Органам Федеральной Миграционной Службы. При проверке работодателей, которые привлекают, в качестве работников, иностранных граждан.
  5. Специалистам Трудовой инспекции. Инспектор, проверяя табель, сможет установить факт нарушения трудового законодательства. Так, проверяя, соблюдение нормы сверхурочных часов, за выявленные отклонения предусматривается штраф. При повторном нарушении ТЗ руководителя могут освободить от занимаемой должности.
  6. Табель может использоваться в качестве доказательства в суде при возникновении трудового спора. Например, правомерность увольнения работника за прогул.
  7. Статистическим органам. Согласно табелю составляются ряд отчетов. Например, отчет по форме П-4.

image

Год документа: 2019

Группа документа: Бланки, Документы, Формы

Вид документа: Табель, Форма, Бланк

Форматы для скачивания: DOC, EXCEL, PDF

Читайте также:  Инструкция: как организовать вахтовый метод работы

Табель учета рабочего времени ‒ документ, использующийся с целью внесения информационных данных касательно проведенного времени на рабочем месте сотрудником компании. Основываясь на указанных сведениях, бухгалтер начисляет зарплату и выплаты. Такой документ должен быть в любой организации не зависимо от формы собственности. При его отсутствии предусматривается административная ответственность согласно действующему законодательству.

Унифицированные формы

Бланки Т-12 и Т-13 различаются по способу заполнения. Так, бланк Т-12 заполняется при ручном способе контроля распорядка дня, а бланк Т-13 заполняется при автоматизированном фиксировании посещения работы сотрудниками.

(Видео: “Табель учета рабочего времени – Елена Пономарева”)

Современные руководители предприятий предпочитают работать с бланком Т-13, так как он проще в оформлении.

image
image
image
image
image
image
image

Порядок заполнения

Общие правила для формирования расписания просты. Вот как составить график дежурств на месяц в виде таблицы без ошибок:

  1. Заполняйте документ с учетом режима рабочего времени согласно правилам внутреннего трудового распорядка, действующего в организации. Укажите начало и окончание, продолжительность трудового дня, перерывы, количество смен, чередование труда и отдыха.
  2. Следите за продолжительностью трудового дня. Продолжительность регламентируется внутренними нормативными актами с учетом установленного трудовым договором режима трудового времени.
  3. При необходимости предусмотрите сокращенную продолжительность трудового дня, как, к примеру, на производствах с вредными и опасными условиями (ч. 4 ст. 94 ТК РФ) или когда имеет место труд инвалидов и несовершеннолетних (ч. 1, 3 ст. 94 ТК РФ).

Форма Т-12

Форма 12-Ф принята к использованию распоряжением Росстата N 247 от 13.07.2010 года. В бланке фиксируются данные по соблюдению распорядка дня в компании.

При наличии в структуре компании отдельных подразделений, работающих с самостоятельным балансом, а также осуществляющих учет поступлений средств от реализации продукции, выполненных работ, произведенных услуг и затрат на производственную деятельность отдела, фиксирование прихода на работу ведется по каждому самостоятельному подразделению.

Заполненные табеля направляются компанией в территориальные структуры Росстата по месту регистрации предприятия или соответствующего структурного отдела фирмы.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-12

При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.

Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:

  1. Работающим неофициально.
  2. Устроенным по внешнему совместительству.
  3. Оформленных по гражданскому соглашению.

Ведение табеля поручается либо кадровику, либо руководителю отдела, либо другому лицу, назначаемому распоряжением работодателя. На основе зафиксированных в табеле кодов, персоналу фирмы начисляется зарплата и прочие выплаты.

Читайте также:  Выходной для диспансеризации: особенности предоставления

В зависимости от принятого на фирме способа контроля распорядка дня, табель может составляться, либо одним общим (для всего предприятия) бланком, либо отдельным бланком по каждому отделу.

Табель относится к регулярному бланку, сдаваемому ежемесячно в установленную на фирме дату. Правила оформления бланка предполагают корректное заполнение титульной страницы и табличного раздела бланка.

Титульный лист

В данном разделе бланка отображаются следующие данные:

  1. Наименование фирмы.
  2. Коды ОКПО и ОКУД.
  3. Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
  4. Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
  5. Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.

В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.

В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.

Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.

Таким же образом отображается идентификационный номер фирмы.

Табличная часть

В этом разделе требуется заполнить все поля:

  1. В первом столбике присваивается номер каждому сотруднику.
  2. Во втором и третьем столбце отображаются личные данные о работающем (Ф.И.О., вакансия и табельный номер).
  3. В столбцах 4-й и 6-й графы, содержащих даты месяца, фиксируются символы, обозначающие прибытие/отсутствие персонала на работе, в которых в числителе записывается код, а в знаменателе – число рабочих часов.
  4. В 5-м и 7-м столбце заносятся итоги, отображающие число проработанных смен и часов, за соответствующую часть месяца.
  5. С 8-го по 13-й столбец заполняются итоговые показатели трудовой деятельность за месяц, с отображением проработанных смен и часов на фирме.
  6. В 14-й колонке фиксируются пропущенные смены, с отображением причин пропусков в 15-й и 16-й колонках.
  7. И, наконец, в 17-й колонке отмечается число выходных и праздничных дней.

На этом работа с табелем завершается, и ответственный работник должен подписать заполненный бланк, заполнив дату и подпись.

Виды графиков работы

Рассмотрим подробнее, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Читайте также:  Как составить дополнительное соглашение к трудовому договору

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики работы на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в приказе Министерства обороны РФ №541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Покажем на конкретном примере, как сделать график работы на месяц в Excel на 4 человек по 12 часов. В образце использованы условные обозначения:

  • У — работа с 07:00 до 19:00;
  • В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
  • * — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такие готовые таблицы для заполнения графика работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, в госучреждениях.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести исправления в табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец заполнения формы № Т-12

Форма Т-13

При заполнении данного бланка также используются кодовые символы, для фиксирования трудовой деятельности работающего лица.

Примечание. Форма Т-13 не относится к обязательной для исполнения. Руководитель компании вправе утвердить собственный шаблон.

Титульный лист

1. В данной странице заполняется:

  • Наименование компании, структурного отдела, фиксирующих соблюдение распорядка дня.
  • Номер бланка.
  • Дата его подписания.
  • Период фиксирования.
  • Коды ОКУД и ОКПО.

Табличная часть

2. В этом разделе заполняются следующие данные:

  • Первая колонка отображает порядковый номер работающего лица.
  • Во 2-м и 3-м столбиках, как и в форме Т-12 записываются Ф.И.О. работника, вакансия и табельный номер.
  • В 4-м столбце фиксируется посещения работы работающим лицом.
  • В 5-й и 6-й колонке заполняются итоги проработанного периода, соответственно – за первую половину месяца и за весь месяц.
  • В следующей странице бланка, в колонках от 7-й до 13-й заполняются итоговые данные, для начисления зарплаты, число пропусков и причины, обозначая данные записи кодовыми значениями. Читайте также:  Трудовой договор с генеральным директором по совместительству
  • В заключение заполненный бланк Т-13 подписывается ответственным работником, начальником отдела, кадровиком и записывается дата оформленного бланка.

Инструкция по заполнению

Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т-13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.

При разработке инструкции по оформлению бланка Т-13 нужно обратить внимание на такие моменты:

  1. Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
  2. Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
  3. Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
  4. Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
  5. Ежедневно заносить записи в табель.

Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

При работе с табелем используются разные способы контроля проработанного персоналом времени.

  1. Одним из способов является ежедневное отображение присутствия персонала на работе.
  2. Другой способ работы с табелем заключается в контроле пропусков и опозданий, с описанием причин таких проступков.

Для упрощения работы с табелем, приняты специализированные коды, благодаря которым осуществляется простое и быстрое занесение данных. На сегодняшний день в табельном учете используют следующие коды:

  • Прибытие на работу персонала согласно установленному распорядку отображаться символом «Я», или же цифрой «01»
  • Отпуск работающего человека по графику отображается символами «ОТ», или цифрой – 09.
  • Декретному отпуску присваивается код «Р», или цифра – 14.
  • Если сотрудник уходит в отпуск, связанный с содержанием ребенка, то отображается код «ОЖ» или цифра – 15.
  • Отпуск за свой счет отображается символами «ДО» или цифрой – 16.
  • При нахождении человека в командировке, отображается символ «К», или цифра 06.
  • При пропуске работы по неизвестным обстоятельствам заполняются символы «НН» или цифра 30.
  • Предоставление больничного листа отмечается символом «Б» или цифрой -19.

Изучением кодов обязаны заниматься весь персонал фирмы, имеющий отношение к контролю распорядка дня и начисления зарплаты. Незнание обозначения кодов, может привести к неправильному начислению зарплаты работающему лицу или к наложению необоснованного наказания.

В табеле отображаются все данные о работе персонала фирмы в символьном или цифирном обозначении. Так, на бланка Т-12 приведены все условные коды, которыми необходимо пользоваться при работе с табелем. Это обеспечивает недопущение ошибок при работе с бланком, а также при расшифровке занесенной информации работниками бухгалтерии.

Что ставить в табеле, если отпуск приходится на праздничный день

В соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не учитываются.

Также исключаются из отпуска праздники, установленные региональным законодательством (см. постановление Президиума ВС суда РФ от 21.12.2011 № 20-ПВ11).

Отсюда следует, что приходящиеся на отпуск праздники в табеле нужно обозначать кодом «В» или 26.

А если хотите, можно установить для этого собственный код. На это указал Минтруд в письме от 27.04.2017 № 14-2/В-370.

Как обознать нерабочие оплачиваемые дни, если сотрудник находился дома в режиме самоизоляции? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас еше нет доступа к системе, получите пробный онлайн доступ бесплатно.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Законодательством не установлено, кто обязан вести табельный учет соблюдение распорядка дня персоналом фирмы. Не взирая на это, правила его заполнения требуют выполнение следующего:

  1. Табель должен заполнять уполномоченный работник.
  2. При сдаче бланка в бухгалтерию, табель должен требуется подписать начальнику отдела и кадровику, если таковой числится в штате.
  3. На основе заполненного табеля ведется начисление зарплаты персоналу фирмы.

Уполномоченное лицо, отвечающее за табель, назначается работодателем соответствующим распоряжением. Ведение табеля может быть поручено кадровому работнику, начальнику отдела, а в малых предприятиях – секретарю учреждения.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий