Как оформить дубликат трудовой книжки при утере? Образец и правила заполнения

Содержание

image

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.

Заявление, причем только письменное

Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.

В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.

Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Вот пример:

⇓Скачать образец заявления

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.

Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.

image

Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

  • для визы — три месяца со дня выдачи;
  • ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.

Дайте трудовую книжку!

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

  • если работник обратился в банк за кредитом;
  • при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
  • при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
  • при усыновлении ребенка;
  • в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
  • при гражданских и судебных разбирательствах;
  • для восстановления утерянного оригинала;
  • при оформлении на работу по совместительству;
  • для составления резюме при поиске новой работы;
  • при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.

Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления). Но, например, чтобы оформить займ онлайн, в большинстве МФО на сайте Кредитометр, вам понадобится только паспорт.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.

Обязательно соблюдение следующих моментов:

  • трудовая книжка копируется начиная с первой страницы (титул), где записаны Ф. И. О владельца, дата его рождения, число заведения, подпись работника;
  • на последнем листе обозначается текущее место трудоустройства (должность, дата, когда человек на нее заступил);
  • на всех страницах обязательна печать компании и запись: «Верно»;
  • на последнем листе указывается Ф. И. О, подпись, должность сотрудника, от кого получена эта копия запрашиваемой трудовой книжки;
  • ставится дата заверения, от которой в дальнейшем ведется расчет срока.

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97.2016 (согласно приказу Росстандарта от 25.05.2017). Стандарт действует при получении копий для банка и иных фирм, запрашивающих подтверждение трудоустройства (кредитные кооперативы и т. п.).

Кто заверяет копию трудовой книжки

Обращаться за заверенной копии своей трудовой книжки следует в кадровую службу работодателя. Если таковая отсутствует, то заниматься подготовкой будет лично главный бухгалтер (иногда руководитель предприятия).

Если человек временно не работает, то заверенную копию можно оформить у нотариуса. В таком случае также копируют все страницы, начиная с титульного листа и заканчивая тем, где размещена итоговая запись (об увольнении с предыдущего места работы). По желанию клиента нотариус может заверить ксерокопии всех страниц книги.⁠

Типовые ошибки в заверке копии трудовой книжки

Чаще всего встречаются следующие недочеты:

  • печать организации поставлена на «пустом» месте. По правилам она должна быть на краю скопированного документа, чуть захватывая текст в книжке;
  • имеются исправления в тексте, написанном заверяющим лицом;
  • отсутствует запись «Верно» (должна присутствовать на каждой странице) или дата заверения.

Иногда пропускают страницы или же копируют только последние, имеющие отношение к нынешнему работодателю. Тогда заявитель получает отказ от банка или вынужден еще раз обращаться к кадровикам для оформления «правильной» копии, подходящей для банка.

Неправильно сделанный документ автоматически признается недействительным и требующим повторной подачи.

Стоит обратить внимание на масштаб страниц. При невнимательном копировании или же распечатывании ранее сделанных фотографий/сканов их размер может измениться – стать заметно меньше или больше. Это признаки «монтажа», поэтому придется все переделать.

Отдельные случаи

Если востребованный дубликат сотрудник получил до того, как уволиться или выйти в отставку, данный документ будет считаться недействительным и его необходимо будет переоформить.

В этом случае порядок выдачи копии тот же, с той лишь разницей, что на последней страничке записывается: предъявитель сего уже не является работником данной организации. Тут же указываются причины увольнения.

А может случиться так, что компания, в которой работало лицо, ликвидирована или реорганизована, и ему просто некуда обратиться со своей проблемой. В этом случае делается копия трудовой книжки, полученной при увольнении на руки, и она заверяется в какой-либо нотариальной конторе.

Трудовая книжка – документ, свидетельствующий о профессиональном стаже владельца, поощрениях и наградах. Утрата формуляра требует открытия дубликата, юридическое значение которого аналогично оригиналу.

Содержание

В каких случаях требуется дубликат трудовой книжки

Порядок выдачи дублирующего формуляра регулируется Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003. Он оформляется в следующих случаях:

  • Утрата записей по вине сотрудника. Хранение книжек и их учет возлагается на работодателя, но владелец может потерять ее между периодами трудоустройства.
  • Утрата документа работодателем.
  • Наличие недействительных записей в трудовой книжке: пункты о переводе, увольнении и т.д., признанные ошибочными или утратившими силу.
  • Непригодное для использования и хранения состояние формуляра – повреждения, изношенность и пр.
  • Массовая утрата записей о рабочем опыте сотрудников: например, по причине действия обстоятельств непреодолимой силы (пожар, техногенные факторы и пр.). В этой ситуации создается комиссия для установления стажа сотрудников и оформления дублирующих формуляров.

В любом из перечисленных случаев обязанность по восстановлению информации остается за работодателем по последнему месту работы.

Как получить дубликат трудовой книжки

Для восстановления записей о профессиональной деятельности подчиненный обращается к руководству с заявлением, составленным в свободной форме. В нем указывается Ф. И. О. руководителя и работника, выражается просьба оформить второй экземпляр, вносятся данные о предыдущем опыте работы и прикладываются соответствующие документы, подтверждающие стаж: приказы, договоры, соглашения с предыдущих мест работы, выписки Пенсионного фонда. Полученные справки должны быть надлежащим образом заверены (проставляется отметка «верно», подпись ответственного лица и печать организации).

ВНИМАНИЕ! При отсутствии возможности документального подтверждения рабочего опыта принимаются показания не менее двух свидетелей.

На подготовку второго экземпляра отводится 15 дней с момента обращения. При наличии оригинала в дублирующий формуляр переносятся все действительные предыдущие записи.

Порядок заполнения дубликата

Процедура подготовки дублирующего формуляра включает:

  1. Издание приказа по общим правилам: с указанием необходимых реквизитов, присвоением регистрационного номера. Подчиненного знакомят с приказом под подпись.
  2. Сбор сведений о работе в других организациях – письменные запросы оформляются специалистами кадровой службы, отдела труда и заработной платы или юридического отдела.
  3. Заполнение дублирующей формы.
  4. Регистрация в соответствии с правилами ведения учета и хранения трудовых книжек (сведения о дубликатах обязательно вносятся в журнал учета бланков строгой отчетности, делается пометка о недействительности оригинала).
  5. Выдача формуляра заявителю под подпись в журнале учета.

Оформляется второй экземпляр по следующим правилам:

  • Титульный лист — проставляется отметка «дубликат», указывается дата выдачи и причина оформления, Ф. И. О., должность и подпись сотрудника, подготовившего учетную форму, печать организации.
  • Вносится информация о подчиненном: Ф. И. О., дата рождения, образование, профессия.
  • Заполняется таблица «Сведения о работе». Вначале указывается общий стаж работника до момента поступления на предприятие, где оформляется второй экземпляр, следующие записи отражают профессиональный путь человека со ссылкой на справки-основания. Вносятся сведения о наградах и поощрениях. Если невозможно получить полную информацию о предыдущем опыте, то вносятся только имеющиеся сведения. Печати и подписи сотрудника, внесшего записи, не требуется. Дальнейшие сведения о работе вносятся по общим правилам.

ВАЖНО! Если утерянный документ нашелся, действительным остается последний вариант. Оригинал теряет юридическую силу.

Примеры

Образец заполнения титульного листа:

Образец оформления дубликата трудовой книжки:

В нашей непростой и насыщенной событиями жизни иногда происходят ситуации, когда возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки. Чтобы с честью пройти все бюрократические препоны и не «блуждать впотьмах», давайте все разложим по полочкам и научимся делать это правильно. Итак, в каких случаях и как сделать дубликат трудовой книжки.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки?

Копия выдается, если:

  • сам документ или вкладыш к нему потеряны самим собственникам данного документа, либо работодателем, возможно утеря произошла в результате ситуации чрезвычайного характера (войн, наводнений, пожаров и т.д.)
  • документ или вкладыш пришли в состояния, непригодное для использования: обгорели, запачкались, порвались
  • записи были признаны недействительными
  • произошло восстановление сотрудника в должности вследствие вынесения оправдательного приговора по уголовному делу

Кто оформляет дубликат трудовой книжки?

Оформляется дубликат трудовой книжки на последнем места работы, где произошло увольнение. Предыдущий работодатель выдает данный документ, независимо от того. как давно данный гражданин уволился из его организации. (п. 31 Правил, утвержденных Постановление правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г.).

Образец оформления дубликата
Образец оформления титульного листа трудовой книжки

Нынешний работодатель может оказать сотруднику помощь в сборе информации путем направления запросов. Оформлять же его он обязан только по новому документу.

Документы для правильного оформления дубликата

Вам понадобятся, во-первых, заявление гражданина, написанное в свободной форме. Во-вторых, информация о предыдущем месте работы. Она может быть отражена в следующих документах:

  • справки с прежних мест работы.
  • справки о периоде работы в организациях, прошедших ликвидацию, выданные архивными службами.
  • письменные экземпляры  договоров с прежней работы.
  • лицевые счета (форма № т-54, № т-54а).
  • выписки из судебных решений, подтверждающие периоды трудовой деятельности в «исчезнувших» организациях.
  • сам документ, пришедший в негодность.
  • справки из пенсионного фонда (если понадобятся).
Образец внесения общего стажа в трудовую книжку

Как получить информацию о работе в организации, которая ликвидирована?

Это можно сделать с помощь обращения в архивные службы, где хранится документация организации, прошедшей ликвидацию. Если же такие сведения в архивной организации отсутствую, вам придется подать иск в судебные органы для восстановления срока работы в «исчезнувшей» организации. Для положительного судебного решения, помимо иска, предоставляются минимум два свидетеля, которые подтвердят ваш трудовой стаж в обозначенной организации и документы, в которых хотя бы косвенно подтверждался факт вашей работы.

Если же фирма была реорганизована, тогда необходимые письменные подтверждения вам обязан предоставить правопреемник юридического лица.

Дубликат, согласно п. 31 Правил, утвержденных Постановление правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г., выдается сотруднику в течение 15 дней с момента поступления письменного заявления. Поэтому, прежде, чем подавать данное заявление, требуется собрать необходимые справки для восстановления полной информации.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки?

  1. Заполнение титульного листа стандартное для любого вида документа. Единственное отличие – вверху справа пишется слово «Дубликат». На оригинале, если он не утерян, а испорчен, вверху делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера нового документа.
  2. На следующее странице идет запись о полном стаже гражданина до периода работы в организации, выдающей копию. Данная информация располагается в первой строке графы 3 «Сведения о работе». Остальные графы остаются пустыми.
  3. Затем перечисляются все места работы, справки с которых предоставлены, в соответствии с датами. Эти записи вносятся так же, как и при оформлении обычной трудовой книжки.
  4. В конце вписываются сведения о периоде работы в фирме, оформляющей данный дубликат. Запись вносится на основе документов отдела кадров этой фирмы.
  5. В конце пишется ФИО и должность лица, оформлявшего дубликат, и все заверяется печатью.
  6. Документы, предоставленные гражданином для восстановления сроков работы в различных организациях, возвращаются владельцу. Работодатель, оформивший дубликат трудовой книжки, оставляет себе копии данных документов, предварительно заверив их своей печатью.
Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки

Можно ли сменить трудовую книжку при наличии в ней ошибок?

Ошибки в документе не являются поводом для его замены и оформлении дубликата. Ошибки исправляет тот, кто их совершил. Гражданин обращается в соответствующую организацию, которая исправляет допущенные ошибки и неточности. Единственное, что имеет право сделать новый работодатель, это внести недостающие реквизиты предприятия исходя из предоставленных документов (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Отсутствие печати при записи об увольнении с прежнего предприятия, устраняется таким же образом. Это не может сделать нынешний работодатель. Работнику необходимо обратиться на предыдущее место работы для устранения недочетов.

Если не хватает справок

Внесение записи в дубликат трудовой книжки возможно только на основании письменных сведений с предыдущих мест работы. Если данные сведения предоставлены не были, то и запись, соответственно, не будет внесена.

Процесс восстановления сведений и получения дубликата трудовой книжки не сложный, но хлопотный. Имея минимальные сведения, вы без особого труда с ней справитесь. Однако, лучше все же аккуратно и бережно обращаться с документами, чтобы не создавать подобной ситуации.

Что же делать, если книжка со столь важными записями утеряна? Законодательство предусматривает возможность формирования ее дубликата.

Восстановление трудовой книжки – с чего начать?

Как только был установлен факт утери трудовой книжки, следует определить – по чьей вине это произошло. Такой подход позволяет выяснить, на ком лежит ответственность по восстановлению документа. Вариантов здесь немного, поскольку:

  • При наличии у работника места занятости, документ хранится у работодателя;
  • В период безработицы он находится на руках у владельца.

Исходя из этого, утеря книжки может произойти по вине работодателя или работника. В первом случае потребуется написать заявление на имя руководителя организации-работодателя о восстановлении трудовой книжки. Если компания откажется заниматься оформлением дубликата и обходить все положенные инстанции, то гражданин имеет право обратиться с иском в суд. В итоге:

  • Работодатель восстановит трудовую книжку в принудительном порядке;
  • Заплатит работнику компенсацию за каждый день просрочки.

Если же документ потерял сам работник, то порядок восстановления документа зависит от того, какой в нем отмечен стаж работы. Когда весь период трудовой деятельности лицо проработало в одной организации, в случае утраты документа оно обращается к работодателю и тот в течение 15 дней оформляет ему дубликат. При подаче заявления необходимо взять в кадровом отделе расписку с указанием даты, чтобы впоследствии можно было отследить период подготовки доеумента.

Читайте также:  Страховые взносы в ПФР 2012

При наличии в документе записей о различных местах работы, потребуется потратить на оформление дубликата куда более продолжительный период времени в связи с необходимостью обращения к прежним работодателям, в ПФР и Государственный архив.

Способы восстановления трудовой книжки

Книжку с записями о трудовой деятельности при условии, что она утеряна самим работником, можно восстановить одним из следующих ниже способов.

Через обращение к прежним работодателям

Владельцу трудовой книжки потребуется обратиться ко всем своим прежним работодателям с тем, чтобы восстановить информацию о трудовом стаже. Для этого в каждую организацию направляется заявление. На его основании кадровый отдел работодателя формирует справку о периоде работы и должности сотрудника

Через ПФР

Обращение в Пенсионный фонд практикуется в том случае, если один или несколько прежних организаций-работодателей прекратили свое существование. Для этого потребуется:

  • Лично обратиться в территориальное отделение ПФР или отправить заказным письмом заявление о восстановлении информации;
  • Через 10 дней ПФР бесплатно предоставляет заявителю выписку с указанием мест его работы и занимаемых должностях.

Недостатком такого варианта действий выступает вероятность получения неполных сведений. Дело в том, что персонифицированный учет в России введен совсем недавно. Это значит, что за последние годы информация будет точной, а за более отдаленные промежутки времени может оказаться отрывочной.

Через Государственный архив

Этот способ, как и предыдущий, применяется в случае, если фирмы-работодатели были ликвидированы. Он представляется не только более точным, но и весьма трудоемким, поскольку предполагает:

  • Подачу заявок в территориальные отделения Государственного архива по месту регистрации фирм-работодателей (если они располагались в разных регионах, то процесс может затянуться);
  • Ожидание представления соответствующей выписки (поскольку законодательство точных сроков не устанавливает, то процесс может растянуться на несколько месяцев).
  • Через суд

Читайте также:  Штатное расписание – правила заполнения и бланк

Этот способ представляется наиболее действенным и удобным. Работник оформляет исковое заявление, а судебные органы в свою очередь рассылают запросы прежним работодателям, в ПФР и собирает свидетельские показания, на основании которых и восстанавливается трудовой стаж работника.

Собранные указанными выше способами справки представляются в кадровый отдел по текущему месту работы, где содержащиеся в них сведения и вносятся в новую трудовую книжку. В зависимости от выбранного способа восстановление документа может занять от нескольких недель до нескольких месяцев.

Как вам статья?

Сергей Задавайте вопросы в комментариях и отвечайте на них 2016-02-25 Содержание

Общая информация

Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.

По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек. Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?

Зачастую, информация из трудовой не содержится нигде кроме как в самом бланке трудовой.

Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.

Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.

Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.

Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?

Можно ли завести новую, если потерял старую?

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (образец) 

Образец дубликата трудовой книжки

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он.

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?

Предлагаем ознакомиться:  Наследство после смерти мужа, права наследования по закону после смерти супруга, как делится наследство, как оформить, как вступить в наследство, доля жены какая

К сожалению, осуществлять трудовую официальную деятельность в нашей стране имеют право только граждане, которые имеют трудовую книжку.

Поэтому вам необходимо получить, но не трудовую книжку, а ее дубликат.

Часто бывает так, что трудовая книжка становится объектом потери, но по закону у работника может быть лишь один трудовой документ. Это значит, что работник получает на руки не трудовую книжку, а ее дубликат.

Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель, а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.

Как заполнить дубликат трудовой книжки? Правила заполнения дубликата трудовой книжки прописаны в разделе 7. Постановления Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» №69 от 10 октября 2003 г.

После оформления дубликата трудовой оригинал возвращается

Рассмотрим подробнее как правильно оформить дубликат трудовой книжки.

Как оформляется?

Итак, как сделать дубликат трудовой книжки?

Оформление дубликата происходит точно также как и трудовой.

Ставятся инициалы работника, ставятся печати организации и пишется вся необходимая информация.

По возможности попытайтесь восстановить все записи которые были в трудовой.

Сам дубликат делается

на бланках трудовой книжки

.

Это законодательно установлено и пока ГОСзнаком не придумана альтернатива таким документам при выдачи их дубликатов.

В трудовой книжке по возможности нужно восстановить все записи. Для этого необходимо обратиться ко всем бывшим работодателям. В противном случае, если восстановление невозможно – сами не думайте писать записи о своей прошлой работе.

Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.

Однако дубликат должен быть подписан как дубликат, чтобы ни у кого не возникло путаницы из-за мыслей, что это оригинал. На титульном листе сотрудником отдела кадров большими буквами пишется слово «Дубликат».

Запись в дубликат трудовой книжки должна быть выполнена соответствующим образом, однако практика насчитывает разные способы написания подобной фразы. Можно поставить слово дубликат и указать дату его выдачи, а можно написать фразу «дубликат выдан такого то числа» и это также будет считаться верной записью.

Предлагаем ознакомиться:  Является ли подаренное имущество совместно нажитым

Что делать, если старая трудовая закончилась?

Как оформляется?

Можно ли завести новую трудовую книжку, если старая закончилась? В этом случае в старую трудовую книжку сотрудник отдела кадров вставляет новые бланки на которых продолжают осуществляться записи.

Если нет возможности вставить бланк в трудовую, то нужно заменить трудовую книжку. Для этого все данные с титульного листа и все данные из трудового бланка переносятся в новый документ.

Если нет возможности восстановить все записи – сделайте их ксерокопии.

Они понадобятся во время обращения в пенсионный фонд.

Если трудовая книжка была закончена, то в новой трудовой пишется фраза: «трудовая книжка выдана в замен утраченной» и ставится соответствующая дата. Также ставит запись сотрудник отдела кадров.

Когда выдается дубликат?

Попробуем разобраться, в каких случаях выдается, и где взять дубликат трудовой книжки.

При утере

Если утеряна трудовая книжка, могут ли выписать новую? Потеря трудовой книжки конечно печальное событие. Заполнение дубликата трудовой книжки при утере осложняется тем, что вы не видите перед собой даже кусочка старой трудовой, а значит, не можете восстановить хотя бы частично все ваши записи.

Так или иначе, но поскольку при утере трудовой книжки выдается дубликат, настоятельно требуйте при приеме на работу, чтобы каждый работодатель снимал с нее ксерокопии, а уже потом отправлял все документы вместе в личное дело.

При порче

Если трудовая книжка испорчена, при этом совсем неважно, каким образом это произошло, если записи нечитаемы, то работник также должен задуматься о получении дубликата.

Испорченная трудовая книжка равносильно утерянной, ведь информация с нее становится также недоступной для людей.

После оформления дубликата трудовой оригинал возвращается

Если по каким-то причинам трудовые книжки были утрачены и не по вине работника, а по вине непосредственного работодателя– это знак того, что на плечи работодателя ложится ответственность за их восстановление. Утрата книжек может произойти как по вине работодателя, так и по вине обстоятельств от него не зависящих.

Если закончилась трудовая книжка, что делать и как начать новую? В этом случае нет нужды в том чтобы заводить дубликат.

Если нет места в трудовой книжке, достаточно попросить отдел кадров о том, чтобы вставить лишний бланк и на нем писать следующие записи.

Другие случаи

Если в трудовую книжку некорректно внесли записи о работнике, а также в ней появились записи не имеющие отношения к трудовой – происходит замена трудовой книжки.

Ее следует менять на дубликат. Тоже самое касается порчи трудовой в виде неправильной постановки печати. Оформление дубликата трудовой книжки происходит по последнему месту работы.

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки при утере происходит на основании заявления.

Предлагаем ознакомиться:  Оформление земли по завещанию

Образец заявления на восстановление трудовой книжки вы найдете в нашей статье.

Заявление на дубликат трудовой книжки подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.

В заявлении в первую очередь указывается основание, по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба. Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.

Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.

Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

  • на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
  • на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

После оформления дубликата трудовой оригинал возвращается

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий