Помощник в архив что делает. Кто такой архивариус и чем он занимается? Требования к квалификации архивариуса

Главная / Должностные инструкции

I. Общие положения

  1. Архивариус относится к категории технических специалистов.
  2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
  3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
  4. Архивариус должен знать:
    1. 4.1. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
    2. 4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
    3. 4.3. Единую государственную систему делопроизводства.
    4. 4.4 Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
    5. 4.5. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
    6. 4.6. Порядок ведения учета и составления отчетности.
    7. 4.7. Структуру предприятия.
    8. 4.8. Основы организации труда.
    9. 4.9. Правила эксплуатации технических средств.
    10. 4.10. Законодательство о труде.
    11. 4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
    12. 4.12. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.
  5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
    1. 5.1. Положением об архиве.
    2. 5.2. Настоящей должностной инструкцией.
  6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
  7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

  1. Основными задачами архивариуса являются:
    1. 1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
    2. 1.2. Создание справочного аппарата к ним.
    3. 1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.
    4. 1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
  2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
    1. 2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
    2. 2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
    3. 2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
    4. 2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
    5. 2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
    6. 2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
    7. 2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
    8. 2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
    9. 2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
    10. 2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
    11. 2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
    12. 2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

III. Права

Архивариус имеет право:

  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
  2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
  4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

О профессии Архивариуса

Программы34 Бакалавриат и специалитет22 Магистратура9 СПО3 Вузы68 Колледжи124

Архивариус (архивист) — это хранитель или сотрудник архива. Главная задача, на решение которой направлена профессия архивариуса (архивиста), это правильная организация работы архива и документооборота в нем. Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот: в страховых и финансовых компаниях, банках, на государственных предприятиях.

Почему “Архивариус” – это профессия-пенсионер?

В недалеком будущем оцифровка всех библиотек и архивов с возможностью доступа к любой

Архивариус (архивист) — это хранитель или сотрудник архива. Главная задача, на решение которой направлена профессия архивариуса (архивиста), это правильная организация работы архива и документооборота в нем. Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот: в страховых и финансовых компаниях, банках, на государственных предприятиях.

Почему “Архивариус” – это профессия-пенсионер?

В недалеком будущем оцифровка всех библиотек и архивов с возможностью доступа к любой информации 24/7 из любой точки мира производит революцию в архивном и библиотечном деле. Библиотекари и архивариусы в их нынешнем виде исчезнут, но деятельность по управлению архивами перейдет в сетевые решения.

Развернуть Свернуть

Проф.ориентация

Выбрать обучение

Моя ли это профессия

Наша оценка профессии

image

5

Востребованность

5.0/10

Зарплата

5.0/10

«Легко» ли получить профессию?

7.0/10

Читайте также:  Как правильно вести себя на собеседовании, чтобы взяли на работу? Как произвести хорошее впечатление на работодателя?

Престижность

4.0/10

Карьерный рост

Немного истории

Ценные государственные документы собирались и хранились особенным способом еще во времена древнего Рима, Греции и Египта. Археологические раскопки, производимые на этих территориях позволяют исследователям достоверно утверждать, что профессия архивариуса имеет долгую историю. Подтверждают этот факт найденные инструкции о методиках ведения архивного документооборота прикладного и исторического характера.

Еще в 18 веке, благодаря императору Петру 1,в Российской Империи появились первые представители этой профессии. В «Генеральном регламенте» 1720 года прописана необходимость в каждом госоргане власти создать архивный отдел и выделить человека, который будет писать, а также заносить в реестр судебные акты. Должность получила название «актуариус», т.е. судебный писец.

Должностные обязанности актуариуса с годами только росли и вышли за пределы судопроизводства. Тогда профессия получила название архивариус.

С 1917 года при правлении государством В.И. Лениным, в каждом учреждении велся строгий документооборот архивных файлов. В учет входили не только документы с информацией о национализации церквей, усадьб, монастырей. Тщательно и бережно хранились сведения о выдающихся ученых, композиторах, художниках. Уничтожение подобных архивов каралось на законодательном уровне. Полный контроль и ответственность возлагались на архивариусов. Современное название специальности – архивист.

В 2002 году все архивисты страны ежегодно 10 марта отмечают профессиональный праздник.

Какое образование необходимо?

Учебных заведений, где обучают архивному делу, много. Чтобы поступить в вуз на отделение «Документоведение и архивоведение», необходимо сдать три вступительных экзамена. Первые два профильные – история и русский язык. Третья дисциплина – обществознание или иностранный язык – на усмотрение абитуриента.

Обучение в вузах для студентов очного отделения длится 4 года, для заочников – 5 лет.

Выпускники получают степень бакалавра.

Окончив учебное заведение, выпускник может работать не только архивариусом. В список смежных специальностей входят:

  • документовед;
  • библиотекарь;
  • музеолог;
  • специалист кадрового делопроизводства;
  • историк (историк-архивист);
  • делопроизводитель;
  • помощник руководителя (секретарь, офис-менеджер).

Ссылки[ | ]

  • Архив:

    Медиафайлы на Викискладе

Архивариус, или архивист // Энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона : в 86 т. (82 т. и 4 доп.). — СПб., 1890—1907.Архивариус — статья из Большой советской энциклопедии.архивариус // Толковый словарь русского языка : в 4 т. / гл. ред. Б. М. Волин, Д. Н. Ушаков (т. 2—4) ; сост. Г. О. Винокур, Б. А. Ларин, С. И. Ожегов, Б. В. Томашевский, Д. Н. Ушаков ; под ред. Д. Н. Ушакова. — М. : Государственный институт «Советская энциклопедия» (т. 1) : ОГИЗ (т. 1) : Государственное издательство иностранных и национальных словарей (т. 2—4), 1935—1940.Архивология и зооведение (недоступная ссылка)

Где обучают профессии?

Стать студентом отделения «Документоведения и архивоведения» можно в 90 вузах страны.

  1. Около 10 учебных заведений находятся в Москве. К примеру, МГИМО, Московский технологический университет, Государственный университет управления, РГГУ и другие.
  2. В Санкт-Петербурге гуманитарный университет профсоюзов, Ленинградский госуниверситет, государственный университет промышленных технологий и дизайна.
  3. 4 вуза в Екатеринбурге.
  4. По 3 вуза в Казани, Нижнем Новгороде, Уфе, Краснодаре.
  5. По 2 университета в Улан-Удэ, Саратове, Самаре, Иркутске, Мурманске, Барнауле.

Получить специальность можно в колледже или техникуме, а также пройдя соответствующие курсы по переподготовке.

Чему обучают будущих архивариусов?

Теоретическая база, по которой обучают в вузах студентов, объемная. Она включает в себя следующие материалы:

Читайте также:  Просочиться на бюджет. Как поступить, если не взяли сразу

  • ведение, организация архива государственных учреждений;
  • обеспечение сохранности документов;
  • подготовка документации для хранения в архиве;
  • создание и обработка новых документов, а также работа с имеющимися бумагами;
  • составление справочно-поисковых систем;
  • распознавание документации, умение защищать бумаги от подделки;
  • навыки реставрирования/консервации документов;
  • умение делать экспертизу бумаг на наличие практической или прикладной ценности.

Закрепляют теорию студенты направления «Документоведение и архивоведение» в период учебной или производственной практики. Проводится она в ведомственных архивах, государственных предприятиях, медицинских и образовательных учреждениях. Эти структуры имеют значительный документооборот.

Обучение на Архивиста (Архивариуса)

Курсы

МАЭО (Международная Академия Экспертизы и Оценки) (Дистанционно)

На этом курсе вы можете получить профессию архивиста дистанционно за 1-3 месяца. Диплом о профессиональной переподготовке установленного государством образца. Обучение в полностью дистанционном формате. Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.

Российский институт профессионального образования «ИПО»

Российский институт профессионального образования «ИПО» — проводит набор учащихся на получение специальности «Архивист (он же Архивариус)» по дистанционной программе профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Обучение в ИПО — это удобное и быстрое получение дистанционного образования. 200+ курсов обучения. 8000+ выпускников из 200 городов. Сжатые сроки оформления документов и обучение экстерном, беспроцентная рассрочка от института и индивидуальные скидки. Обращайтесь!

Требования к соискателю

У архивариуса ответственная и довольно сложная работа. Именно поэтому работодатель к соискателю предъявляет высокие профессиональные требования. При трудоустройстве хранитель архива обязан:

  • уметь составлять отчеты/документы с правильным оформлением;
  • знать инструкции по работе с архивными материалами, нормативные акты;
  • уметь работать с большим количеством информации;
  • обладать грамотной речью, писать без ошибок;
  • владеть компьютером на хорошем уровне;
  • уметь работать с офисной техникой.

Главное условие – наличие профильного образования. Большинство работодателей предпочитают иметь дело со специалистами с дипломом высшего учебного заведения.

Не менее строги и требования к личностным качествам архивариуса. Настоящий хранитель архива должен обладать:

  • терпеливостью;
  • усидчивостью;
  • внимательностью;
  • аналитическим складом ума;
  • сосредоточенностью;
  • любовью к систематизации и порядку;
  • пунктуальностью;
  • скрупулезностью;
  • организованностью;
  • дисциплинированностью;
  • самоконтролем.

Архивариус требования

Работа архивиста непростая и связана с серьезной ответственностью за результат. По этой причине, требования к должности высокие. Кому-то они могут показаться излишне строгими, но это необходимо для сокращения количества невынужденных ошибок из-за человеческого фактора. Все требования к профессии можно разделить на несколько основных групп.

Архивариус — требования к должности личностные:

  • внимательность;
  • любовь к порядку и структурированию;
  • организованность и дисциплинированность;
  • спокойствие;
  • усидчивость, терпеливость;
  • сосредоточенность.

Плюсы и минусы профессии

Любая профессия имеет достоинства и недостатки. К положительным сторонам работы архивного служителя можно отнести:

  • размеренный рабочий день, без суеты;
  • спокойную обстановку;
  • творческий подход к делу;
  • возможность развития и повышения профессионального мастерства;
  • минимизация стрессов.

Из недостатков выделяются:

  • медицинские противопоказания (аллергии, болезни глаз);
  • одиночество;
  • небольшая заработная плата;
  • скука и однообразие;
  • невысокий спрос на профессию на рынке труда в РФ.

Профессия архивариус (архивист)

Успешное настоящее и счастливое будущее невозможно без уважения и эффективной работы с открытиями прошлого. Не только многомиллионные организации и предприятия с тысячами сотрудников, но и мелкие компании часто вынуждены обращаться к ранним наработкам, пользоваться устаревшей и сданной в архив информацией для того, чтобы решить насущные вопросы.

Но информации изо дня в день скапливается неимоверно много и если бессистемно складывать дела на полки или забивать ими память компьютеров, рано или поздно наступит момент, когда найти что-либо быстро, станет невозможным.

Для того, чтобы легко, не тратя много времени, пользоваться архивной документацией, организации часто приглашают специалистов на должность архивариуса. Хранитель архивов не только может подсказать где, но и что именно искать, задать правильное направление поиска материалов или самостоятельно подготовить нужные бумаги.

Читайте также:  BIM-технология информационного моделирования

Профессия архивариус описание: это специалист, заведующий архивом государственной или частной организации, который занимается систематизацией архивных документов, составляет их описание и отвечает за сохранность.

Образовано слово архивариус от архив — понятие из латинского языка, обозначавшее правительственное здание. Как и любая специальность, профессия архивариус плюсы и минусы имеет в достаточном количестве. К преимуществам профессии следует относить творческую составляющую процесса, спокойствие окружающей обстановки, неспешность, сведение к минимуму стрессовых ситуаций, возможность получать навыки, развивать личностные качества, повышать профессиональную квалификацию.

К недостаткам профессии можно отнести невысокий уровень заработной платы, наличие медицинских противопоказаний, одиночество на рабочем месте, нехватку открытых вакансий на рынке труда в России.

Должность архивариус востребована в разных организациях. Популярна, например, должность архивариуса в суде или должность архивариуса в медицинском учреждении, в больнице.

Где востребован архивариус

Финансовые, страховые компании, государственные учреждения, банки и другие предприятия с высоким документооборотом нуждаются в архивариусе. Архивисты Загса хранят такие важные документы как копии свидетельств о рождении, заключении брачного союза, смерти.

Сотрудники архивов в музее следят за систематизацией экспонатов по видам и отношению к периоду истории.

Работники архивных отделов любых учебных заведений следят за сохранностью копий дипломов, хранят записи о студентах, а также о сотрудниках.

Медицинская сфера без архивариуса тоже не обходится. В поликлиниках и больницах необходим строгий контроль карточек, историй болезней пациентов.

Научные лаборатории имеют архивные отдел, где обрабатывается и систематизируется вся информация об исследованиях и опытах.

Частным лицам помощь архивариуса может понадобиться при составлении генеалогического древа или упорядочения большого объема бумаг.

image Данные актуальны на Май 2020 и взяты из сервиса «Яндекс Работа»

Обязанности

Несмотря на то, что современные компании постепенно переходят на хранение ценных документов в электронном формате, многие предприятия сохраняют архивный отдел в прежнем виде.

Архивариусу отправляют бумаги, уже вышедшие из документооборота фирмы. Это могут быть как внутренние документы – приказы, личные дела сотрудников, так и материалы, присланные из других структур – госуказы, судебные распоряжения и т.д.

Задача архивариуса систематизировать все архивные документы в соответствии с требованиями, нормами, правилами. Чтобы любую бумагу можно было без проблем «поднять из архива» при необходимости.

В круг обязанностей сотрудника архива входят:

  • сортировка, размещение на стеллажах документов, сданных в архив;
  • выдача справок;
  • оформление входящей или исходящей документации;
  • ведение учетных баз данных;
  • составление описаний к архивным материалам;
  • участие в комиссиях, где решается вопрос об уничтожении или списании устаревших документов;
  • умение работать с компьютером;
  • знание правил пожарной безопасности, их соблюдение.

Обязанности архивариуса (архивиста)

Профессиональный хранитель архивов для того, чтобы получить работу, должен обладать комплексом качеств личности и профессионала для успешного выполнения задач.

Формально работа кажется простой, но архивариус обязуется и хранить, и взаимодействовать с документами. В список основных обязанностей включены:

  • отбор, систематизация, хранение архива;
  • обработка и прием документации в архив;
  • формирование справочных данных по архивным документам;
  • передача документации в государственное хранилище;
  • контроль за процессом делопроизводства в организациях.

Архивисту необходимо уметь организовывать хранение документов, регистрировать и шифровать бумаги, своевременно подготавливать описи единиц. Кроме того, на архивиста возлагаются дополнительные обязанности:

  • участвовать в экспертизах;
  • следить за соблюдением правил пожарной безопасности;
  • выдавать архивные копии, если поступают запросы по ним; использовать в работе современные технические средства, если это необходимо.

Будущее профессии

Анализ современного трудового рынка агентством стратегических инициатив показал, что в ближайшее десятилетие профессия архивариус исчезнет совсем. Связано это с тем, что архивы и библиотеки полностью перейдут на хранение данных в оцифрованном виде. Нужную информацию можно будет отыскать за считанные секунды, находясь в любой точке мира.

Переживать не стоит. Управление архивами хоть и перейдет во всемирную паутину, но заниматься этим будут специалисты, имеющие опыт работы с архивами. Кроме того, оцифрованные подлинники вряд ли будут уничтожены.

Описание профессии

Архивариусом называли чиновника, занимавшего должность директора (управляющего, заведующего) архива. В «Толковом словарь русского языка» Ушакова, слово архивариус расшифровывается не иначе, как «Заведующий архивом». Должность актуариуса в России официально появилась 28 февраля 1720 (10 марта по новому стилю), после того, как Петром Великим был подписан «Генеральный регламент или Устав». Он определил основы организации государственного управления в стране и ввел во всех государственных органах власти архивы и государственную должность, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…» (в 2002 году этот день стал профессиональным праздником архивоведов).

На современный язык эту должность можно перевести как секретарь — регистратор. Постепенно, со становлением архивоведения, как самостоятельной научной дисциплины, слова актуариус и архивариус стали постепенно вытесняться из лексикона словом архивист.

Во многом из — за того, что без специальной подготовки быть хорошим управляющим архивом стало практически невозможно. Поэтому, директоров стали выбирать из подготовленного персонала, имеющего научный статус архивиста, который, в отличие от должности, было неизменным.

Основные цели и задачи архивистов — это собрать, сохранить документальные богатства страны и использовать их в интересах народа и государства. В зависимости от профиля архива его сотрудники специализируются в той или иной области исторических знаний (политическая история, военная история, история народного хозяйства, литература, искусство) и хронологического периода.

В каждом крупном архиве идет специализация по видам работ: обработка материалов, создание научно-справочного аппарата, учёт документов, использование их, публикаторская работа. В архивах имеются отделы комплектования, которые курируют архивы учреждений, являющиеся источниками их комплектования. Архивы комплектуются также путём передачи личных, семейных фондов (архивы писателей, учёных, гос.деятелей, военных и тд.).

Все материалы, находящиеся в архиве, должны быть сформулированы в архивные дела, иметь заголовок, раскрывающий содержание дела. За состоянием дел в архиве постоянно ведется наблюдение. Архивные материалы используются историками, писателями, кинематографистами, другими специалистами, для которых архивы являются базой их творческой деятельности.

Задача архивиста -приблизить документ к исследователям, облегчить им поиск материалов. По запросам музеев, различных организаций архивисты выявляют материалы по тем или иным историческим событиям. Материалы архивов широко используются при создании научно- популярных и художественных фильмов.

Личные качества

Аккуратность в работе, дисциплинированность, ответственность, педантичность, концентрированность внимания, память на числа и символы, усидчивость, канцелярские способности; склонность к работе с документацией, способность к анализу и систематизации большого количества информации.

Средняя зарплата

От 12 000 до 20 000 рублей в месяц. Зато стабильно.

Образование (Что надо знать?)

Для работы архивисту понадобится среднее специальное или высшее образование.

Место работы и карьера

Государственные и частные архивы, музеи.

Посмотреть вакансии для Архивариуса (архивиста).

Родственные профессии:

Библиотекарь, Библиотекарь (библиограф), Документовед, Историк, Историк-архивист, Курьер, Менеджер по работе с персоналом, Паспортист, Секретарь

Где учиться?

Вузы по специальности Специальность Проходной

балл (2018 г.)

Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова  
Институт гуманитарного образования Документоведение и архивоведение
Уральский институт экономики, управления и права Документоведение и архивоведение от 124
Тюменский государственный университет  
Институт социально-гуманитарных наук История Очная (4 года) от 236
Челябинский государственный институт культуры  
Факультет документальных коммуникаций и туризма Документоведение и архивоведение от 182
Челябинский государственный университет  
Историко-филологический факультет История Очная (4 года) от 228
Южно-уральский государственный университет  
Институт социально-гуманитарных наук История Очная (4 года) от 225
Уральский федеральный университет им. первого Президента России Б.Н. Ельцина  
Уральский гуманитарный институт Документоведение и архивоведение от 226
Уральский гуманитарный институт История от 250
Колледжи и техникумы по специальности Специальность
очная заочная очная заочная
Свердловский областной педагогический колледж Документационное обеспечение управления и архивоведение 2 г 10 бесплатно (25 мест)
Екатеринбургский техникум “Автоматика” Документационное обеспечение управления и архивоведение 2 г 10
Екатеринбургский промышленно-экономический колледж Документационное обеспечение управления и архивоведение 310
Екатеринбургский экономико-технологический колледж Документационное обеспечение управления и архивоведение 2 г 10

Нормативная база

Приказ Минтруда России №333н от 15.06.2020 «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»»

Архивариус: особенности профессии

Согласно Квалификационному справочнику должностей, утвержденному Постановлением Министерства труда РФ №37 от 21.08.1998, архивариус является отдельной профессией.

Архивариус — это должностное лицо, в обязанности которого входит обеспечение сохранности документов в архиве, их своевременная опись и ликвидация (после того как обязательный срок хранения истечет). Обязанности архивариуса для резюме чаще всего включают в себя:

  • создание системы хранения документов на предприятии;
  • их отбор, упорядочивание и использование по запросам подразделений;
  • контроль над ведением делопроизводства в компании и др.

Полный список обязанностей архивиста приведен в должностной инструкции, с которой обязаны знакомить каждого работника.

Читайте также:  Кбк по налогу на имущество 2021 для физических лиц

Кто должен разрабатывать инструкцию?

Список обязанностей, прав и основных функций сотрудников отражаются во многих документах. Одним из них является должностная инструкция. Как правило, она разрабатывается юрисконсультом и работником отдела кадров и утверждается начальником предприятия.

Затем принимаемому на должность человеку предоставляется возможность ознакомиться с документом (факт подтверждается личной подписью) и выдается на руки при подписании трудового договора.

Должностная инструкция архивариуса представляет собой внутренний локальный акт предприятия. Положение о структурном подразделении — база для его разработки. При составлении также используются:

  • Единый квалификационный справочник должностей служащих.
  • Общегосударственный классификатор.
  • Трудовой Кодекс Российской Федерации.

Какие требования к квалификации работника

Требования к профессии зависят от того, какая категория присвоена специалисту. Так, для работников архивов муниципальных образований (утв. Приказом Минздравсоцразвития России №338н от 11.04.2012) установлены следующие:

  1. Для архивиста первой категории обязательным является наличие высшего профессионального образования по одной из следующих специальностей: «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение» или «История». При наличии дипломов по этим специальностям требования к стажу не предъявляются. Допустимо и среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение», но такой кандидат обязан иметь стаж профессиональной деятельности не менее двух лет.
  2. Архивисту второй категории необходимо иметь среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и не менее года рабочего стажа по направлению профессиональной деятельности.
  3. Архивист, не имеющий категорий, вправе работать в этой должности при наличии среднего профессионального образования. Требования к наличию стажа не предъявляются.

Знание:

  • нормативной базы РФ, которая регламентирует отношения в сфере архивного дела;
  • нормативных документов и методических материалов, которые напрямую касаются его деятельности;
  • основ текстологии и вспомогательных исторических дисциплин;
  • содержания и состава комплекса документов, которые находятся на хранении;
  • видов систем хранения и классификации бумаг, направленных в архив;
  • условий их хранения;
  • правил и порядка составления отчетной документации — входит в обязанности архивариуса и определяет уровень его квалификации.

Бесплатно скачайте из КонсультантПлюс трудовой договор с архивариусом.

Правила оформления

Согласно Письму Роструда № 3042-6-0 это не формальная бумага, а документ, регламентирующий организационно-правовой статус сотрудника. Этим обусловлен и строгий порядок оформления данной служебной инструкции.

Общие положения

В этом разделе должностной инструкции значатся навыки, которыми обязан обладать архивариус. Требуемый квалификационный уровень в сфере делопроизводства напрямую зависит от размеров и специфики организации. Помимо этого, в общих положениях должно отражаться сообщение о том, что назначение и увольнение работника осуществляет непосредственно руководитель учреждения. Также в разделе прописано, что архивист:

  • причисляется к категории технических специалистов;
  • подчиняется заведующему архивным отделом;
  • должен иметь начальное профессиональное или среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе (требования к стажу работы не предъявляются) и др.

Более того, в общих положениях обязательно упоминание о должностном лице, которое примет на себя обязанности работника архива, в случае его временной нетрудоспособности или отпуска.

Обязанности

Архивариус исполняет такие должностные обязанности, как:

  1. Прием и регистрация документов, которые поступают на хранение.
  2. Обеспечение сохранности бумаг.
  3. Участие в процессе их оформления при передаче в архив (разработка номенклатуры, систематизация, размещение и учет дел).
  4. Подготовка сводных описей, актов для передачи, списания и уничтожение материалов.
  5. Создание справочного аппарата.
  6. Участие в экспертизе ценности архивных документов.
  7. наблюдение за состоянием бумаг и своевременное их восстановление.
  8. Поддержание требуемых условий для содержания дел и соблюдение мер по пожарной безопасности.
  9. Выдача архивных копий и документов в соответствии с поступающим запросом, составление справок и подготовка отчетности и др.

Права

За специалистом архива закреплены следующие права:

  • Ознакомление с теми решениями руководства, которые имеют отношение к его работе.
  • Внесение предложений по улучшению деятельности учреждения.
  • Уведомление заведующего архивом об обнаружении недостатков в деятельности структурных подразделений и отдельных работников учреждения и внесение предложений по их устранению (согласно компетенции архивариуса).
  • Запрос информации и документов, требующихся для выполнения обязанностей (лично или по поручению заведующего архивом).
  • Требование проявления содействия в исполнении обязанностей и прав.

Должностная инструкция

Должностная инструкция архивариуса составляется в соответствии со стандартами, описанными статьях 192.1 – 195.3 ТК РФ, на основании профстандартов:

  • по документационному обеспечению (Приказ Минтруда России №333н от 15.06.2020);
  • специалистов по формированию электронных архивов (утв. Приказом Минтруда России №266н от 19.04.2018).

Исчерпывающую информацию о том, кто такой архивариус, ищите в этих нормативных документах.

ВАЖНО!

Указанные стандарты носят рекомендательный характер, поэтому каждая компания вправе адаптировать нормативы с учетом индивидуальных особенностей предприятия.

Читайте также:  Счет 04 в бухгалтерском учете «Нематериальные активы»

Типовая структура должностной инструкции выглядит так:

  • общие положения;
  • обязанности работника;
  • его права;
  • ответственность, которую понесет специалист в случае недобросовестного исполнения трудовых обязанностей.

Перечислим по пунктам, что входит в обязанности архивариуса и что можно добавить в его должностную инструкцию:

  • проведение работ по оценке наличия и состояния материалов, ранее переданных на хранение;
  • отбор документов в зависимости от их состояния для страхового копирования, реставрации и восстановления;
  • топографирование;
  • подготовка целевой экспертизы для определения ценности материалов, находящихся на хранении;
  • прием документации на постоянное или временное хранение;
  • выдача материалов по запросу сотрудников предприятия, их обратный прием и размещение на отведенных для них местах хранения;
  • контроль за соблюдением нормативов по хранению;
  • оформительные работы;
  • обеспыливание и прошивка;
  • оказание помощи сотрудникам архивов и делопроизводства организаций;
  • работы по созданию каталогов, баз данных и автоматизация работы архива;
  • подготовка материалов для новостных порталов и СМИ;
  • исполнение поступающих запросов;
  • обслуживание посетителей в читальном зале архива (в случае его наличия);
  • сверка текстов с оригиналами;
  • описание печатей, подписей и других особенностей документов;
  • участие в мероприятиях по спасению и эвакуации документов в чрезвычайных ситуациях.

image

На время отсутствия архивариуса его функциональные обязанности, права и ответственность в полной мере переходят к другому сотруднику компании, назначенному приказом директора предприятия. Следовательно, ответ на вопрос, может ли выполнять обязанности архивариуса заместитель директора, положительный. Замещать вправе любой специалист, обладающий достаточной квалификацией, в том числе и заместитель директора.

Права

Сотрудник, принятый на должность архивариуса (архивиста), наделяется следующими правами:

  • правом подписи в рамках должностных обязанностей;
  • может вносить предложения по реконструкции работы архива с целью оптимизации его деятельности;
  • получение сведений, необходимых для обеспечения надлежащей работы от других сотрудников предприятия;
  • информирование руководства организации о проблемных моментах в работе;
  • право требовать поддержания условий, необходимых для качественной работы службы.

Ответственность

Ответственность архивариус в соответствии с должностной инструкцией несет в следующих случаях:

  1. При неисполнении трудовых функций, определенных трудовым договором в форме, указанной в законодательстве и внутренних правилах предприятия.
  2. За раскрытие внутренней информации. Форма ответственности определяется в соответствии с законодательством РФ.
  3. При нарушении действующего законодательства РФ.
  4. За ущерб, который работодатель понес по его вине (в пределах, которые заданы соответствующими частями законодательства).
image
image
image

Права архивариуса

Права архивариуса в основном заключаются в модернизации его рабочего процесса. Специалист имеет право запрашивать при необходимости документы, материалы, нужную информацию у вышестоящего руководства.

Если у работнику архива необходимо содействие в выполнении своих должностных обязательств, он имеет право обратиться к представителю руководства за помощью. Также, он может запросить помощь в случае экстренных ситуаций, которые произошли не по вине архивиста.

В случаях, когда работник не имеет профильного образования, но уже некоторое время проработал в организации, он имеет право на повышение квалификации, специальные курсы.

Сотрудник имеет право быть в курсе предстоящих изменений, проектов руководства, которые целиком или частично затрагивают его профессиональную деятельность.

Ответственность

Архивариус может понести ответственность, прежде всего за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей. Перечень этих обязанностей указан как в типовой должностной инструкции архивиста, так и в трудовом законодательстве Российской Федерации. Также, работник архива может понести уголовную ответственность в рамках осуществленных нарушений в процессе трудовой деятельности.

Хоть и не во всех организациях архивист является материально ответственным лицом, в некоторых случаях он может понести ответственность за причинение материального ущерба. Это возможно, если ущерб был причинен компании из-за некомпетентных действий специалиста, или же в случае умышленного нанесения вреда.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий